La IA puede ayudarte en la sobrecarga del correo electrónico
Según el Informe Anual del Índice de Tendencias Laborales 2024, la sobrecarga de correo electrónico es todavía un problema persistente para los usuarios de Microsoft 365: el 85 por ciento de los correos electrónicos se leen en menos de 15 segundos y la persona típica lee cuatro correos electrónicos por cada uno que envía. Pero los usuarios no pueden tan solo declarar una bancarrota de correo electrónico. Para la mayoría de las personas, los correos electrónicos aún contienen información vital y actualizaciones, pero vaya, los mensajes se acumulan con rapidez. ¿Cuál es el costo de oportunidad para su organización cuando las personas pasan tanto tiempo en manejar sus bandejas de entrada?
Lee también: Mercado Libre y Beta Hub entregarán más de 7 mil becas a jóvenes
La IA puede ayudar a los empleados a recuperar parte de ese tiempo y liberar espacio para trabajos más estratégicos. En un estudio de usuarios tempranos de Copilot, aquellos en las principales empresas pasaron entre el 25 y el 45 por ciento de su tiempo en interactuar con los correos electrónicos.
Con la IA, es probable que la jornada laboral del futuro implique una cantidad cada vez menor de tiempo dedicado a revisar las bandejas de entrada. Ayuden a su organización a crear hábitos que controlen el agobio del correo electrónico a través de la adopción de este plan de cuatro partes hoy mismo
Planteamiento
Destilación: Copilot condensa largos hilos de correo electrónico en resúmenes, para que no tengan que esforzarse en todo el tira y afloja para descubrir las conclusiones. También puede recopilar y resaltar elementos de acción clave para ustedes, como las notas que el jefe de personal del CEO envió a través de múltiples plataformas, incluido el correo electrónico. Animen a su equipo a integrar los resúmenes de puesta al día de la IA en su ritmo matutino, y se pondrán al día en un abrir y cerrar de ojos.
Excavar: Para buscar un archivo o información crucial, ya no necesitan recordar cuál de los miles de correos electrónicos en su bandeja de entrada contiene justo lo que buscan. Copilot puede hacer la investigación por ustedes, al ampliar su investigación para incluir mensajes en Teams y archivos en varias carpetas. Maryleen Emeric, directora senior de marketing de producto, trabajo moderno y aplicaciones comerciales de Microsoft, comparte un ejemplo: «Digamos que sé que fulano de tal me envió una presentación de PowerPoint increíble, pero no recuerdo si fue en un correo electrónico o durante una reunión». Ahora solo le pide a Copilot que lo saque, lo que le ahorra tiempo. Emeric dice que esa función «ha cambiado al 100 por ciento la forma en que busco información».
Esbozar: Copilot puede escribir un primer borrador de un correo electrónico para ustedes, que luego pueden verificar y ampliar. Para ahorrar el máximo tiempo, animen a las personas a empezar siempre con un borrador generado por Copilot, no solo cuando no estén seguros de qué escribir. «Se trata de cambiar un comportamiento», dice Tom Heath, gerente senior del programa de negocios de Microsoft. «Necesitamos incorporar el reflejo a nuestras tareas diarias».
Diagnosticar: Una vez que tengan un borrador listo, Copilot puede diagnosticar lo que es confuso o fuera de tono en su mensaje. La función de «coaching» de Copilot puede comprobar el tono de un correo electrónico, evaluar la claridad y recordar a los redactores que deben tener en cuenta los sentimientos del destinatario. (¿Su mensaje suena educado, brusco o un poco a la defensiva?) Puede ser en especial útil para las personas que no disfrutan cuando escriben, que hablan inglés como segundo idioma o que tan solo anhelan un poco de tranquilidad antes de presionar Enviar.
Todos lidiamos con la sobrecarga de correo electrónico. Desarrollar un hábito de IA para ayudar a administrarlo puede borrar las bandejas de entrada en una fracción del tiempo, lo que reduce el estrés y garantiza que la información más importante brille.
Con información de Worklab.
